転職情報でよく見る『営業事務』の文字。
事務だから楽そう！と安易に飛びつくときっと最初でつまずきます。
だからと言ってキツイばかりではありません。
営業事務歴10年を越えた私が体験した、営業事務の大変な点や魅力をお話してみますね。
営業事務ってどんな仕事？
■営業事務の仕事例
・受発注業務
・伝票入力・発行
・営業と他部署（総務・経理・在庫管理など）との橋渡し
・資料作成（会議やプレゼン用資料、商品などの案内文章など）
・営業実績のまとめ
・電話やメールでの問い合わせに対する返信
・新規訪問先の道順や交通手段の調査
・打合せへの同席（来社・客先訪問どちらのパターンもあり）
営業事務とひとことで言っても、企業によってその範囲はまちまちです。
受発注ばかりが仕事の中心、伝票発行まで、一定期間でしめて請求書まで作成など。
プレゼンのための資料作りなど深めの仕事を任されることもあります。
取引先の方が来社しての打合せの同席や、営業担当とお客さまのもとへ同行するケースもあるかもしれません。
ざっくり言えば、営業の補助にあたる仕事はなんでもやる、といったところでしょうか。
営業事務の大変なところは？
営業事務って大変？
と聞かれることがありますが、苦労するポイントは人それぞれなので答えにくいです。
それに仕事がキツイのは一般事務でも他の部署でも同じですからね。
ただ、営業事務ならではの、とくに勤め初めにつまずきやすいポイントがあるのでお話しますね。
自社製品の知識は必須
営業事務として働くのにいちばん核となるのは「自社で売っているものについての知識」です。
一般事務だと知識が乏しくてもごまかしがききますが、営業の立場ではそうはいきません。
勤め始めはこの知識不足に足を引っ張られて苦労します。
私がこれまでもっとも苦労したのは、ステンレスの鋼材を中心に扱っていた企業での営業事務でした。
鋼材には硬さや成分によってアルファベットと数字の羅列で名前が付けられています。
生活の中で全く馴染みのない無機質な記号を頭にいれるのは大変ですが、覚えないと仕事になりません。
ツラくて入って3日ほどは「無理だ」と半泣き状態でした。
劇的な記憶術もないので、ひたすら仕事をこなすことでなんとか覚えていきましたが…。
複数の企業で営業事務を経験してきましたが、どこでもまず初めの商品知識の取得が最も苦労しました。
逆に言うと、これさえ頭に入ってくれば、注文内容を端末へ入力したりお客様からの質問へ回答したりという仕事がスムーズに回り始めます。
スタートの山さえ越えれば結構なんとかなるものですよ。
ちなみにステンレス鋼材の職場から離れてもう10年ほど経ちますが、鋼材の名前のいくつかはまだ頭の片隅に残っています（笑）。
電話対応も慣れ次第
勤め始めにツライことというと電話対応も挙げられます。
ときには口調が乱暴な人や言葉選びが下手な人もいます。
慣れないと誰もが怒っているように感じてしまうんですよね。（本当にお怒りの電話もありますが）
さらに仕事自体に不慣れだとますますパニックになってしまいます。
こればかりは数をこなすこと、経験を積むことでしか解消できません。
「A社は、メールよりも電話で用件を話した方が伝わりやすい」とか「B社の○○さんは、口は悪いけどきちんと順を追って話せばわかってくれる」というように、だんだん特徴が見えてきます。
応対を繰り返していくうちに、『顧客』というよりは『その人』という認識になっていきます。
人間が相手なのでマニュアルだけでは対応しきれません。
学生時代に接客業のバイト経験があると少し強みになりますね。
★訛の強いおじさん
これはとある食品会社に勤務したときの話です。
お客様の中にかなり訛りの強いおじさんがいました。
といっても、私が引っ越したばかりでその土地の言葉に慣れていなかったせいもあるんですけどね。
ただそれを差し引いても話し方のクセがすごかったです。
初めは電話を受けても、商品名どころか何の話をしているのかすら理解できない始末です。
何度も聞きかえして機嫌を損ねたことも数知れずありました。
それでも繰り返し応対していると少しずつ言葉の癖がわかるようになり、苦労することは減っていきました。
同じお客様ならよく注文してくる商品などもわかってきますからね。
そして私が契約社員としての満期を迎えてその職場を去る日。
そろそろ定時という頃に電話が回ってきました。
電話を取った人が注文を聞くのが普通ですが、私を指名しているというのです。
相手は例のおじさん。
「今日が最後なんやろ？淋しくなるなぁ。辞めちゃう前に、やっぱりお前さんに注文せないかんもんなぁ。いつものやつ、頼むわぁ」
別にその日じゃなくてもいい注文内容なのですが、私がいるうちにということでわざわざ発注の電話をくれたのです。
どんな送別会や花よりも心に残っている象徴的な思い出です。
営業事務はやりがいがない？
営業事務の仕事はやりがいがない、なんて言う人がいますがそれは視野が狭すぎます。
ホームランは偉いけどバントはつまらないと言っているようなものです。
どんな仕事だってやりがいや工夫のしようはたくさんありますよ。
とくに営業事務はいわゆる裏方の仕事ではありますが、棒のように単純作業をこなしていればいいというものではありません。
営業担当からの頼まれごとにしてもお客様からの注文でも、相手のことを考えて仕事をする必要があります。
事務の不手際で営業成績全体を左右することもあります。
この責任こそがキツイところでもありやりがいを感じる部分でもありますね。
「自分が相手だったら、どう対応してほしいか」が自然とわかるようになるまで、いろいろと経験してみてください。
成功も失敗も積み重ねていきましょう。
その積み重ねがどんな場面でどうすればいいかの判断力になっていきますからね。
まとめ
最初の努力はどの職場でも必要です。
手を抜かずしっかりと仕事を覚えてこなしていくことで、「営業事務の1人」ではなく「○○さん」という個人で認識されるようになっていくはず。
そうするとやりがいもどんどん増えていきますよ。
