日本に住んでいると台風による被害は避けられません。
それだけに台風被害にあった取引先の相手にメールを送る機会も数多くあります。
また相手の状況も軽微なものから甚大な被害まで様々です。
そこで今回はビジネスメールに使える台風時の気遣いの例文を紹介します。
台風接近中から通過直後、大きな被害を受けた相手へのお見舞いメールまで。
シチュエーションごとに使える文例を用意しています。
うまく組み合わせて台風時期のメール作成にお役立てください。
台風接近中の相手へのメール
規模の大きな台風だと、自分の住む地域には近づかない場合にも全国ニュースで取り扱われることがあります。
台風が来る前なら「そちらに台風が来るそうですね。気を付けてください」
という意味の一言をメールに添えます。
まだ実害があったわけではないので、通常メールの最後に付け加えるくらいでいいでしょう。
- 挨拶
- 本題
- 台風気遣い
こんなメールのの並びになります。
★「そちらに台風が来るそうですね。」にあたる例文
- ニュースでそちらに台風が近づいていることを知りました。
- 大型の台風がそちらに近づいているという報道を目にしました。
- 明日（×日後）、○○様の住んでいらっしゃる地方に大きな台風が接近する予報を見ました。
★「気を付けてください。」にあたる文章
- どうぞ十分にお気を付けください。
- スタッフ、ご家族の皆様も用心なさってください。
- ご無理のないようお過ごしください。
語尾の「ください」は失礼？
「お気を付けください」は決して間違った敬語ではありません。
しかし、語尾が「ください」という断定した言い方なのでやや硬い印象になります。
- 廊下を走らないでください。
- 明日は出社してください。
- このボタンを絶対に押さないでください。
こんな指示文と同じようなニュアンスで受け取る人も（少数ですが）います。
心配な場合は「ませ」を付け加えると柔らかい印象になりますよ。
- お気を付けくださいませ。
- 用心なさってくださいませ。
- お過ごしくださいませ。
台風通過すぐの相手へのメール
台風が通り過ぎた直後の相手に仕事の連絡を取ることもあると思います。
この場合には「台風が通過しましたが、大丈夫でしたか？」
と気遣う表現を付け加えます。
台風前より心配の度合いが増しているので、挨拶後にすぐ安否をたずねても問題ありません。
メールの最初に付け加えるのがいいでしょう。
- 挨拶
- 台風気遣い
- 本題
の順番になります。
★「台風が通過しましたが、」にあたる例文
- 台風○号がそちらを通過したニュースをテレビで見たのですが、
- 大型台風が○○様の住んでいらっしゃるあたりを通過しましたが、
- 台風の影響でそちらは雨や風が大変だったようですが、
★「大丈夫でしたか？」にあたる例文
- 被害などはございませんでしょうか。
- ご無事でいらっしゃいますでしょうか。
- 何かお困りのことなどございませんでしょうか。
台風の被害があった相手へのメール
浸水や土砂崩れ、建物の崩壊など台風で深刻な被害が出るケースもあります。
相手が被災したことがはっきりしているなら、仕事の話は無しの台風お見舞いメールを送ります。
「被害があったと聞きました。大丈夫ですか？ 手伝えることがあれば教えてください。お見舞い申し上げます」
という内容でいいでしょう。
この場合でも内容はできるだけシンプルに。
また、急ぎのメールなだけに冒頭の挨拶は省略したほうがいいです。
★「被害があったと聞きました。」にあたる例文
- 御社の付近でも浸水（土砂崩れ、建物の崩壊など）した箇所があったとお聞きしました。
- 台風の被害が出ていることをニュースで知り驚いております。
- 今朝の報道で、台風による甚大な被害がそちらの地区に出ていることを知りました。
★「大丈夫ですか？」にあたる例文
- 御社、並びに○○様のご家族の皆様の安否はいかがでしょうか。
- 皆様のご様子はいかがかと心配しております。
- 皆様がご無事でいらっしゃるよう、お祈りしております。
★「手伝えることがあれば教えてください」にあたる例文
- お困りごとがあれば、遠慮なくご連絡くださいませ。
- お手伝いできることがあれば、なんなりとお申し付けください。
- できる限りお力添えしたいと思っております。どうぞご相談ください。
★「お見舞い申し上げます」にあたる例文
- 取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
- メールで恐縮ではございますが、取り急ぎお見舞い申し上げます。
件名は明確に
メインの用件に気遣いの言葉を加えるだけなら、件名は仕事内容が伝わるように付けます。
しかし完全に台風お見舞いの内容なら、件名もそれが伝わるように付けます。
被害が大きければ落ち着いてメールに対応している余裕がないはずです。
件名だけ見て仕事のメールかどうか判断できるのが望ましいですね。
★件名例
台風被害を心配しております △△
台風お見舞い申し上げます
台風へのお見舞い 〇〇社△△
台風による被害はございませんか
台風お見舞いメール例文
件名：台風お見舞い申し上げます
〇〇株式会社
△△様
今朝の報道で御社付近の深刻な被害状況を知り、大変驚いております。
従業員やご家族の皆様の安否はいかがでしょうか。
こちらでも社員一同心配しております。
私どもでお役に立てることがあれば、遠慮なくご連絡くださいませ。
一日も早い復興を心から祈っております。
取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
まとめ
お見舞いや気遣いのメールに独自性はいりません。
それよりも簡素に早めに送信するほうが大切です。
細かい文章表現を気にするより、相手を思いやる気持ちを素直に表したほうが伝わりますよ。
