春から社会人として過ごしていく皆さん、準備は進んでいますか？
希望に燃える反面、どんな大変なことがあるんだろうと不安にもなりますよね？
事務職に就いて10年以上経った私が思う「事務職で大変なこと」をお伝えします。
新人さんの心構えに少しでも役立てば幸いです。
電話対応
簡単なようで難しいのが電話対応です。
入社してすぐの新人だとできる仕事も少ないので、できれば率先して電話に出てほしいというのが先輩の本音です。
正直、自社のことすらよくわからないまま応対するのは避けたいと感じる気持ちはよくわかります。
でも、だからこそ自ら進んで電話を取りましょう。
最初は単純な引き継ぎすらままならないかもしれません。
でも続けていれば必ず慣れていきますし、「○○社の担当は△△さん」というデータが頭に貯まっていくので引き継ぎもスムーズになります。
営業さんから「今日○○社に行ったんだけど、『最近、電話に出る人、感じいいね』って言われたよ」なんてお褒めの言葉をもらえる日も来るかもしれません。
スムーズな電話対応のためには、社内のこともお客様のこともある程度は頭に入れておく必要があります。
よくかかってくるお客様の名前、自分の会社の住所や電話番号、営業担当の連絡先などをメモして電話の近くに貼っておくといいですよ。
ビジネスには必要不可欠なコミュニケーション能力を鍛えていると考えて頑張りましょう。
雑用は多い
訪問客にお茶を淹れたり、コピーを取ったり、郵便物を配ったり。
「こんなことするために会社に入ったんじゃない！」と思うような雑用ばかりを頼まれることもあります。
心の中で「そのくらい自分でやってよ…」なんてボヤきたくもなります。
やりがいを感じられない、なんてハッキリ言う人もいますね。
でも考えてみれば、その仕事をこなす人がいなければ会社は絶対回らないものなんですよ。
例えばあなたが入社するまでの過程を想像してみてください。
- 郵送やメールで送られてきた履歴書を担当に渡す。
- 面接などの日時を連絡する。
- 入り口から面接会場までを案内する掲示物を作る。
- 会場のイスやテーブルをセッティングする。
- 受付で面接者を受け入れる。
- 結果を面接者に連絡する。
ざっと考えても事務員が絡みそうなポイントは様々ありますよね。
「私がいなきゃ会社は回らない」くらいに思ってもいいくらいです。
スポーツにポジションがあるように会社にも役割分担があります。
本当は雑用なんてことは存在せず、全てがプロジェクトを回すうえで必要な仕事だと考えましょう。
「事務はヒマ」だと思われる
本当に不思議なんですが、事務はなにかとヒマ扱いされます。
「これ、ヒマなときにちょっと整理しておいてよ」と書類の束をバサッと机の上に置かれたり、帰るときに「いいなぁ、事務は定時で上がれてさぁ」と言われたり。
いやいやヒマじゃないし…。（言いませんけど）
おそらくこういう考えの人は、自分だけが忙しいと思っている人が多いです（笑）。
自分だけ仕事が多い、自分だけ評価されてない、自分だけ運が悪い…。
忙しいのではなくて要領の悪さで時間に追われているだけだったりもします。
ようするに、「できない人」の言うことなので気にするだけ損です。
先ほども言いましたが、事務がいないと仕事は回りません。
だからこそ、与えられた仕事は責任を持って全力でこなしてください。
その上で時間があれば、周りの人に「何かお手伝いできることはありますか？」などと声をかけましょう。
反対に、その日に終わらせなければいけない仕事があれば、残業の許可を取ってでも終わらせることが大切です。
同じ事務職のメンバーは「私たちはヒマなわけじゃない」とわかってますし、社内でも見ている人はちゃんと個々の仕事ぶりを見ています。
疲れ目・腰痛になりやすい
座り仕事ならではの体への負担も事務仕事の悩みのひとつです。
足のむくみ・腰痛・視力低下・エアコンでの冷え乾燥…。
外回りや立ち仕事に比べれば楽だと怒られそうですが、将来自分の体に及ぼす影響を考えるとしっかり対策は取ったほうがいいですよ。
手軽にできる対策としてはブルーライトカットの眼鏡がありますね。
私は眼鏡の度付きレンズを無色のブルーライトカットものにしてあります。
科学的根拠がないので意味ないという方もいますが、私の体感では目の疲れが段違いなので効果無しとは思えないのですが…。
伊達メガネなら100円ショップでも売っているので、お試しで使ってみてはいかがでしょう？
また、私は父がヘルニアに苦しむのを間近で見ていたので、腰を痛めることをものすごく恐れています。
筋肉で守られているうちはいいですが、衰えると積み重ねた負担がダイレクトに腰に来るんですよね。
そのため、仕事中は猫背にならないよう常に意識していますし、新人の頃から遠慮なく腰用クッションを使っていました。
自分の腰は自分で守るしか無いと思っています。
まとめ
まずは会社や人間関係に慣れ、1日の流れをつかみ自分のペースを作りましょう。
先輩の話はメモを取りながら聞き、わからないことは遠慮なく質問。
新人という立場に甘えることなく、でも上手にそれを利用して、自分らしく「社会人」になってくださいね。
